Panggilin – Salah satu profesi yang dibutuhkan oleh hampir setiap perusahaan terutama yang bergerak dibidang penawaran jasa dan produk adalah purchasing.
Hal ini tentu sesuai dengan pekerjaannya yang bertanggung jawab atas proses pengadaan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dimana, profesi ini harus dapat menjamin pasokan barang, bahan produksi dan peralatan berjalan dengan lancar sehingga proses produksi dan penjualan dapat berlangsung dengan baik.
Untuk itu, pengadaan barang harus dilakukan pada waktu dan dalam jumlah yang tepat. Jika proses pembelian ini gagal atau bahkan ada masalah terhadap vendor terkait maka, tentu akan timbul resiko bahwa bisnis tidak akan dapat memproduksi produk dengan volume yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Baca Juga: Ingin Lebih Menarik? Ini Pentingnya Visual Marketing dalam Sebuah Brand
Definisi Purchasing dalam Perusahaan
Semua bisnis membutuhkan barang, bahan, dan peralatan khusus untuk memproduksi produk untuk diproduksi menjadi barang ataupun jasa untuk ditawarkan kepada pelanggan. Seseorang harus memastikan bahwa barang-barang ini dibeli dalam volume dan pada waktu yang tepat, untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan itu merupakan definisi dari profesi purchasing dalam dunia kerja.
Walaupun terlihat sederhana, peran purchasing sendiri sangatlah luas sendiri sangat luas, bahkan terkadang mencakup analisis pasar dan melakukan negosiasi dengan suplier atau produsen untuk memastikan bahwa barang yang dibeli memiliki harga yang masih masuk ke dalam budget atau anggaran yang telah ditetapkan.
Yuk Mulai Cari Pendapatan Tambahan dengan Freelance di Panggilin!
Tanggung Jawab Profesi Purchasing
Tanggung jawab seseorang dengan profesi purchasing ini akan berada dalam lingkup seperti mengevaluasi vendor atau supplier, menegosiasikan kontrak, dan menyiapkan laporan seperti untuk pesanan yang dilakukan dan biaya yang harus dikeluarkan.
Sehingga, Anda harus memiliki kemampuan yang baik mengenai riset harga pasar dan juga kemampuan analisis dan negosiasi yang kuat untuk memastikan Anda mengidentifikasi penawaran yang paling menguntungkan bagi perusahaan agar tetap sesuai dengan anggaran yang telah dilakukan.
Baca Juga: Mengenal Product Owner, Profesi Paling Dicari oleh Start Up!
Selain itu, Anda juga memiliki tanggung jawab untuk menciptakan dan memelihara hubungan baik dengan supplier guna memastikan barang yang dipesan berkualitas tinggi, dikirimkan tepat waktu, dan juga harga yang didapatkan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Namun, secara rinci purchasing memiliki beberapa tanggung jawab penting sebagai berikut:
- Melakukan riset produk dan mencari supplier dan vendor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Mencari barang atau layanan yang dibutuhkan perusahaan dan melakukan negosiasi kontrak dengan supplier agar mencapai kesepakatan terbaik dan paling hemat biaya.
- Melakukan pengecekan secara berkala terhadap persediaan stok dan memesan kembali jika diperlukan.
- Mencatat semua dokumen pesanan, pembayaran transaksi, dan stok yang diterima agar bisa dipertanggungjawabkan.
- Melakukan riset pasar untuk mengikuti perkembangan tren dan peluang bisnis jika diperlukan.
- Memastikan semua stok dikemas dengan tepat dan dikirim ke lokasi yang benar tepat waktu.
Yuk Mulai Cari Pendapatan Tambahan dengan Freelance di Panggilin!
Keahlian yang Dibutuhkan Profesi Purchasing
Dari tanggung jawab pekerjaan yang telah disebutkan, ada beberapa keahlian utama yang harus seorang purchasing miliki untuk dapat membantu Anda bekerja dengan baik, diantaranya adalah:
1. Kemampuan Negosiasi
Salah satu keahlian utama yang harus dimiliki oleh seseorang dengan profesi purchasing adalah kemampuan negosiasi. Hal ini disebabkan karena perusahaan dalam penyediaan barang akan menerima penawaran dari vendor ataupun supplier, namun perusahaan memiliki anggaran yang terbatas untuk melakukan transaksi dengan pihak penyedia tersebut. Sehingga dalam prakteknya, tim purchasing haruslah melakukan negosiasi harga untuk mencapai kesepakatan harga yang murah dan menguntungkan perusahaan.
Baca Juga: Tipe Visual Marketing untuk Bantu Brandmu Lebih Berkembang!
2. Kemampuan Komunikasi
Kemampuan komunikasi yang baik juga sangat penting dimiliki leh staff purchasing. Pasalnya, kegiatan purchasing dan pengadaan barang selalu melibatkan banyak pihak yang terkait seperti vendor, bagian keuangan hingga terkadang staff gudang. Tentu hal ini tidak bisa dilakukan jika tidak memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan benar.
3. Kemampuan untuk Melakukan Penataan Dokumen
Tantangan lain yang harus dilalui oleh staff purchasing yang lainnya adalah mampu untuk melakukan penataan dokumen. Hal ini disebabkan ada banyak keperluan pengadaan barang dan jasa setiap harinya sehingga pencatatan transaksi menjadi hal penting yang harus dilakukan agar semua pekerjaan yang dilakukan bisa untuk dipertanggungjawabkan.
Namun, tidak semua orang mampu membuat dan melakukan pencatatan dokumen dengan terorganisir sehingga dokumentasi yang dilakukan justru menjadi sangat berantakan dan menyulitkan pihak lain yang bekerja sama di dalamnya seperti bagian finance atau keuangan.
Yuk Mulai Cari Pendapatan Tambahan dengan Freelance di Panggilin!
